Практикум

Ваша проектная команда

Проект по внедрению любой информационной системы требует активного взаимодействия участников команды, как со стороны заказчика, так и подрядчика. Цель взаимодействия — обеспечить управление ожиданиями сторон в рамках проекта, и как результат — максимальное соответствие результирующей системы исходным потребностям бизнеса. Эффективное взаимодействие также необходимо для того, чтобы функционирование и развитие системы в дальнейшем встречало понимание со стороны пользователей и обслуживающего технического персонала.

Мы предполагаем, что как минимум следующие "роли" должны войти в проектную команду со стороны заказчика:

Лидер группы заказчика (руководитель проекта со стороны заказчика)

Лидер группы заказчика работает в постоянном контакте с менеджером проекта со стороны подрядчика, следя за тем, чтобы все поставленные задачи были выполнены в срок и правильно. Если возникают какие-либо вопросы, лидер группы заказчика совместно с менеджером проекта подрядчика обсуждают эти вопросы и находят взаимовыгодное решение. Функциональные обязанности лидера группы заказчика:

• Анализ и утверждение всех изменений в исходном дизайне системы и функциональных требованиях.
• Совместная с руководителем проекта подрядчика координация задач и действий других участников команды заказчика.
• Контроль за графиком обучения, обеспечение готовности сотрудников в назначенное время.

Лидер группы заказчика выступает для сотрудников компании подрядчика в качестве главной "точки контакта" — через него происходит доступ к информации, контакт с другими сотрудниками организации заказчика.

Лидер группы заказчика должен обладать необходимыми полномочиями для того, чтобы утверждать технические требования, принимать работу, авторизовать расходы в рамках выделенного на проект бюджета. Если лидер группы заказчика не наделен подобными полномочиями в полном объеме (или осознанно не хочет пользоваться этими полномочиями, чтобы не брать на себя дополнительную ответственность), он превращается в лишнее связующее звено между подрядчиком и сотрудниками своей организации, которые действительно принимают решения. Это, в свою очередь, приводит к затягиванию проекта, неразберихе, многократным переделкам и неэффективному использованию ресурсов.

Специалисты по использованию системы

Для каждого из основных функциональных блоков системы в вашей организации — продаж, маркетинга, поддержки, удаленных агентов и т.д. — должен быть назначен ответственный специалист по использованию системы. Каждый такой специалист должен быть знаком с операционными процедурами, связанными с использованием соответствующих функциональных модулей. После окончания процесса внедрения он будет выступать основным "носителем знаний" по возможностям системы для дальнейшего развития и обучения пользователей.

Обязанности специалиста по использованию системы:

• Определение основных задач, относящихся к соответствующему модулю в рамках общих функциональных требований.
• Координация обучения сотрудников отдела или группы, которые должны будут в дальнейшем использовать возможности соответствующего функционального блока.
• Тестирование результатов внедрения системы и конвертации данных.
• Фиксирование запросов, возникающих у сотрудников отдела или группы в процессе работы с системой, анализ и формализация для внесения изменений и дополнений в систему.

Специалист по поддержке системы

Вы должны определить главное лицо, ответственное за все вопросы или проблемы, возникающие в процессе использования системы. Специалист по поддержке должен обладать всесторонним пониманием процессов работы системы и уметь принимать оперативные технические решения.

Обязанности специалиста по поддержке системы включают:

• Взаимодействие со службой поддержки производителя системы для выяснения всех вопросов, возникающих в процессе ее запуска и использования.
• Обслуживание сервисных запросов со стороны пользователей по поводу использования системы.

Системный администратор

Системный администратор отвечает за аппаратное и программное обеспечение, необходимое для эффективной работы системы в целом — операционной системы, сервера баз данных и т.д. Системный администратор должен обладать необходимой квалификацией для настройки и поддержки данного аппаратного и программного обеспечения или должен пройти соответствующие курсы обучения для приобретения этих навыков в необходимом объеме.

Обязанности системного администратора:

• Установка и конфигурирование соответствующего аппаратного и программного обеспечения.
• Установка сетевых соединений и удаленного доступа.
• Установка и поддержка СУБД, административных инструментов и средств разработки.
• Установка и поддержка непосредственно приложений;
• Конвертация данных.
• Резервное копирование всех необходимых данных.

Производители систем и компании-интеграторы обычно предоставляют специализированные курсы обучения для системного администратора и резервного сотрудника — по вопросам безопасности, администрирования прав доступа, резервного копирования и архивирования данных и других административных функций.

Спонсор проекта со стороны руководства

Спонсор проекта должен быть из числа стратегических руководителей компании (генеральный директор, вице-президент и т.д.). Спонсор проекта не участвует в постоянной работе по проекту, однако находится в постоянном контакте с руководителем проекта со стороны подрядчика (участвуя в работе управляющего комитета) и следит за тем, чтобы проект двигался по заданному пути и соответствовал стратегическим задачам компании-заказчика.

Проектная команда со стороны подрядчика

Во многом успех проекта зависит от квалификации и способностей руководителя проекта со стороны подрядчика, который отвечает за общий ход реализации проекта. Он координирует ежедневные задачи всех участников команды и отслеживает статус по каждой задаче или контрольной точке.

Руководитель проекта

Руководитель проекта со стороны подрядчика встречается с лидером группы заказчика для обсуждения статуса продвижения по каждой из задач проекта и разрешает возникающие противоречия или недопонимания. Прямые обязанности менеджера проекта включают:

• Управление проектом.
• Контроль за изменениями.
• Отчетность по проекту и планирование.

Если возникают задержки в текущем графике реализации или другие проблемы, руководитель проекта отвечает за их разрешение после консультации с лидером группы заказчика.

Специалист

Проектная команда подрядчика состоит из нескольких квалифицированных специалистов. Они назначаются руководителем проекта в соответствии с потребностями проекта. Основная задача специалистов — сбор и формализация требований, внедрение системы в требуемом объеме, настройка, проверка работоспособности и т.д.

Следующие роли специалистов подрядчика могут быть задействованы в вашем проекте (один специалист может сочетать в себе несколько ролей одновременно, если его квалификация позволяет это сделать).

• Бизнес-аналитик. Отвечает за сбор бизнес-требований и их формализацию в рамках технического задания или других документов. Также помогает в оптимизации существующих бизнес-процессов в области продаж, маркетинга и поддержки пользователей. В дальнейшем, в процессе реализации проекта, контролирует соответствие результирующей системы исходным бизнес-требованиям.
• Системный аналитик. Отвечает за выявление и формализацию функциональных требований к системе на основе существующих бизнес-требований. В дальнейшем осуществляет их уточнение, а также контроль за соответствием системы поставленным функциональным требованиям.
• Консультант по внедрению. Проводит установку и настройку системы в соответствии с поставленными функциональными требованиями. Создает бизнес-логику, архитектуру данных, ведет процесс документирования изменений.
• Разработчик. Помогает консультанту по внедрению в случае необходимости дополнительного программирования или интеграции отдельных модулей в рамках единой информационной архитектуры. Участвует в тестировании и документировании разработанных компонент.
• Системный администратор. Участвует в установке и конфигурации на территории компании-заказчика информационной архитектуры, необходимой для функционирования системы. Отвечает за работоспособность данной архитектуры и ее применимость в условиях, определенных в бизнес-требованиях.
• Инструктор по обучению. Проводит обучение сотрудников компании-заказчика по одному или нескольким курсам.