Закупочная логистика

4.1. Цель и формы закупочной логистики

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах с наибольшей экономической эффективностью. Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

1. рационализировать сроки закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, станут дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу);
2. обеспечить соответствие количества поставок и потребностей в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

Важнейшей функцией служб снабжения является выбор поставщика для фирмы. Осуществляется тремя методами:

1. через торгового агента;
2. путем коллегиального обсуждения (отдел закупок, производственный отдел и отдел технического контроля качества продукции);
3. через посреднические фирмы.

Применяют две формы снабжения: транзитную ( рис. 4.1а) и складскую ( рис. 4.1б).

увеличить изображение
Рис. 4.1. Формы снабжения предприятия

Процесс выбора форм снабжения основывается на сопоставлении дополнительных транспортно-заготовительных расходов () с экономией от сокращения производственных запасов у потребителя (Э) за счет увеличения частоты поставок при складском снабжении по сравнению с транзитным. Исходя из этого складская форма поставок целесообразна, если

( 4.1)

Величина экономии от сокращения производственных запасов (Э) рассчитывается по формуле

( 4.2)

где	К	-	показатель эффективности использования предприятием материальных ресурсов;
	Ц	-	оптовая цена продукции, руб.;
	А	-	объем среднесуточного потребления в натуральных единицах;
	Т	-	период времени, в течение которого осуществляются поставки (год, квартал и т.д.);
	,	-	соответственно интервалы транзитных и складских поставок в днях.

Преимущества транзитной формы снабжения:

• сокращается время пребывания материальных ресурсов в сфере обращения;
• снижаются издержки обращения за счет уменьшения расходов на погрузочно-разгрузочные операции и хранение материалов;
• сокращение запасов в промежуточных звеньях.

Недостатки транзитной формы снабжения:

• образование на предприятиях излишних запасов (в случае если потребитель оказался ниже установленных норм);
• удлинение срока пребывания материалов в производственных запасах.

Возможность применения транзитной формы снабжения определяется объемом потребления материальных ресурсов и установлением для них транзитной нормы. Транзитная норма - минимально допустимое количество продукции, отгружаемое потребителю по одному заказу. Применение транзитной формы возможно, когда потребность предприятия в данном периоде не меньше транзитной нормы (для данного вида материала).

Задача складского снабжения - обеспечение потребителей материальными ресурсами в нетранзитных количествах.

Преимущества складской формы снабжения:

• завоз материалов в нужном количестве (объем разовой партии не регламентирован);
• поступление материалов не зависит от сроков изготовления предприятием-поставщиком;
• возможность планомерного завоза материалов в строгом соответствии с их запуском в производство;
• сокращение интервалов поставок за счет уменьшения величины партии поставок;
• экономия от сокращения производственных запасов на предприятиях.

Дополнительные расходы при складской форме снабжения возникают вследствие складской переработки материальных ресурсов, хранения, транспортировки, погрузочно-разгрузочных работ.

Выбор формы снабжения (транзитной или складской) зависит от объема потребления материальных ресурсов в отдельные плановые периоды. Чем больше объем потребления, тем больше возможностей для получения продукции транзитом. Исключение возможно в случае, когда материальные ресурсы поставщика потребляет только одно предприятие-потребитель. В этом случае принимается транзитная форма снабжения.

Выбор формы поставок, кроме того, зависит и от общих затрат; последние включают:

• расходы по завозу продукции на склад предприятия-изготовителя;
• потери, связанные с отвлечением из оборота денежных средств, вложенных в запасы;
• расходы по хранению запасов на складе предприятия-потребителя;
• капитальные вложения на создание складского хозяйства.

При транзитной форме снабжения общие затраты равны

( 4.3)

При складской форме снабжения получаем

( 4.4)

где	П	-	годовая потребность данного вида материала в натуральных единицах;
		-	расходы по завозу единицы продукции на склад предприятия-потребителя при транзитном снабжении, включая оплату транспортных тарифов за погрузочно-разгрузочные и экспедиционные работы;
		-	расходы по завозу единицы продукции на склад предприятия-потребителя при складской форме снабжения, дополнительно включая оплату складских наценок;
		-	величина производственного запаса в натуральных единицах при транзитных поставках;
		-	расходы по завозу единицы продукции на склад предприятия-потребителя при складских поставках;
	Ц	-	оптовая цена материала, руб.;
	К	-	коэффициенты эффективности капитальных вложений;
	С	-	годовые расходы по хранению единицы запаса на складе потребителя, руб.;
	Q	-	капитальные вложения на создание складской емкости для хранения единицы запаса, руб.

Можно определить максимальный годовой объем потребления материалов, при котором экономически целесообразной является складская форма снабжения:

( 4.5)

Основные задачи снабжения предприятия материальными ресурсами:

• анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
• определение метода закупок;
• согласованность цены и заключение договора;
• установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;
• организация размещения товаров на складе.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

• какие материалы требуются;
• количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
• время, когда они понадобятся;
• возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
• требуемые площади складских помещений;
• издержки на закупки;
• возможности организации производства материальных ресурсов на своем предприятии.

4.2. Определение метода закупок

Закупки могут осуществляться следующим образом.

1. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. Покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления каждой партии; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:
   • полный перечень товаров;
   • количество товара, имеющегося на складе;
   • требуемое количество товаров.

   Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.
4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:
   • количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
   • поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
   • оплачивается только поставленное количество товара;
   • по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

   Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.
5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода - покупка эпизодически используемых товаров и (или) когда их невозможно получать по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток метода - в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкие партии заказов и множество поставщиков.

4.3. Выбор поставщика и правовые основы документального оформления заказа

Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки. В них рекомендуется включить:

1. название документа;
2. порядковый номер;
3. название и адрес компании;
4. ответственность за заказ;
5. дату, наименование и адрес поставщика;
6. сроки поставки и количество поставляемых товаров;
7. описание товаров;
8. адрес поставки;
9. цену;
10. расчетный счет.

Получение и оценка предложений на поставку материальных ресурсов, как правило, осуществляется через:

• конкурсные торги;
• письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги на поставку материальных ресурсов (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. реклама;
2. разработка тендерной документации;
3. публикация тендерной документации;
4. приемка и вскрытие тендерных предложений;
5. оценка тендерных предложений;
6. подтверждение квалификации участников торгов;
7. предложение и присуждение контракта.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.

При первом способе инициатива вступления в переговоры исходит от продавца материальных ресурсов. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Первая направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива переговора исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Основные требования к выбору поставщика:

• стоимость приобретения продукции или услуг;
• качество обслуживания.

Кроме основных критериев выбора поставщика, применяют и другие, в их числе:

• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие у поставщика резервных мощностей;
• организация управления качеством продукции у поставщика;
• психологический климат в трудовом коллективе поставщика;
• риск забастовок у поставщика;
• способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

Грамотное ведение закупочных операций требует знаний хозяйственного права, касающихся заключения контракта, поставки товаров и их оплаты. В контракте должны содержаться следующие требования.

1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает товар по определенной цене и на конкретных условиях поставки, а другая сторона это предложение принимает.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость. Другими словами, он становится контрактом в юридическом смысле лишь в том случае, если в нем оговорены финансовые условия.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.
4. Законность. Контракт должен быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Условия контракта. Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт.

Четко выраженные условия - те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия - те, которые вытекают из зафиксированных в контракте, или являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла.

Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

Штрафы - действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка, штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие (форс-мажор).

Структура контракта. Такая структура контракта, соответствующего законодательству Российской Федерации, приведена ниже (на примере закупки мяса).

Оплата поставок. Получение счетов на оплату заказанных товаров - заключительный этап выполнения контракта. При оплате счетов используются, как правило, безналичные расчеты, но могут производиться и наличные платежи, если иное не установлено законом. При осуществлении расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в других формах, предусмотренных законом.

Стороны по контракту (договору) могут избрать и установить любую из указанных ниже форм расчетов.

1. Расчеты платежными поручениями. При расчетах платежными поручениями банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести необходимую денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом же или ином банке и в срок, установленный законом, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.
2. Расчеты по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель.
3. Расчеты по инкассо. При расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.
4. Расчеты чеками. Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодержатель имеет средства, которыми он имеет право распоряжаться путем выставления чеков.

В рамках указанных форм расчеты могут производиться с частичной предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т.д. В любом случае способ платежа оговаривается в контракте (договоре купли-продажи).

Немедленная или предварительная оплата товара может дать право на скидку от общей стоимости полученных товаров, С другой стороны, оплата товара по истечении какого-то срока означает, что сумма, которая должна быть выплачена поставщику, может быть использована на другие нужды. В этой связи, определяя способ платежа, необходимо тщательно взвесить все его достоинства и недостатки, равно как и возможные выгоды и потери.