Работа с шаблонами форм, рассылка по почте, цифровая подпись

Сбор данных с помощью формы электронной почты (InfoPath)

Сбор данных с помощью формы электронной почты (InfoPath) (видео)

Если формы InfoPath уже используются для таких задач, как отправка еженедельных отчетов о ходе выполнения, а приложение Microsoft Office Outlook используется для управления сообщениями электронной почты, формы InfoPath в виде сообщений электронной почты помогут оптимизировать процессы взаимодействия и совместного использования данных.

Это возможно, поскольку пользователи могут открывать, заполнять и отправлять формы InfoPath из Office Outlook, не открывая InfoPath.

Если форма InfoPath получена по электронной почте, на нее можно ответить, ее можно переслать или сохранить как любой другой элемент в Office Outlook.

Подготовка к использованию форм электронной почты InfoPath

Для использования форм электронной почты InfoPath должны быть выполнены следующие предварительные условия.

Чтобы отправлять или получать формы InfoPath как сообщения электронной почты в Outlook, необходимо установить на компьютер InfoPath и настроить Office Outlook на оправку и получение форм InfoPath в виде сообщений электронной почты. Если эти программы установлены на компьютере отправителя и приложение Office Outlook настроено на отправку форм InfoPath в виде сообщений электронной почты, но это не сделано на компьютерах получателей этих форм InfoPath, то отправленные формы будут отображаться для получателей как вложения в сообщения электронной почты.

Чтобы включить или отключить формы InfoPath в виде сообщений электронной почты выполните следующие действия:

• в диалоговом окне Параметры в Outlook щелкните Дополнительные параметры
• на вкладке Прочее установите или снимите флажок Включать формы InfoPath как сообщения электронной почты в диалоговом окне Дополнительные параметры.

Обеспечение доступности форм

Обеспечение доступности форм (видео)

Если требуется, чтобы пользователи заполняли формы InfoPath в сообщениях электронной почты и отправляли данные обратно, и при этом связанный шаблон формы не хранится на общем ресурсе, к которому пользователи имеют доступ, можно включить шаблон формы вместе с формой InfoPath в сообщение электронной почты

• выбрав в области задач Параметры почты параметр Включать шаблон формы в меню сервис - параметры почты.

Эта область задач отображается при дальнейшей пересылке сообщения электронной почты с формой InfoPath, ответе на него или при отправке этого сообщения, когда отправляющий щелкает Отправить в форме. Кроме того можно отправить версию этой формы, предназначенную только для чтения.

Проведены процедуры установки у получателей

Когда формы электронной почты InfoPath, отправленные другим пользователям, заполнены и получены обратно, данные этих форм можно просмотреть разными способами. Например, данные можно просмотреть с помощью настроенного представления папки "Формы InfoPath", которое позволяет просматривать данные формы, не открывая сами формы. Можно также объединить несколько форм электронной почты InfoPath в отдельную форму, чтобы проанализировать или сравнить данные, или экспортировать данные из одной или нескольких форм электронной почты InfoPath в Excel.

Сбор данных от других пользователей с помощью формы электронной почты InfoPath

• В меню Файл выберите команду Создать, а затем Выбрать форму InfoPath.
• В диалоговом окне Выбор формы InfoPath дважды щелкните нужную форму.
• В окне Форма InfoPath: Имя_формы нажмите кнопку Переслать.
• Введите адреса получателей в поля Кому и Копия. Разделяйте адреса точкой с запятой (;).
• В поле Тема введите новую тему сообщения.
• В поле Введение введите пояснительный текст о данной форме электронной почты InfoPath.
• В области задач Параметры почты выполните одно из следующих действий:
  • Чтобы отправить версию формы, которую получатели могут использовать для заполнения и отправки данных, выберите Редактируемая форма.
  • Если шаблон данной формы не расположен в общедоступном месте, к которому могут обратиться другие пользователи, установите флажок Включить шаблон формы.
• Чтобы отправить версию формы, доступную только для чтения, выберите Снимок только для чтения.
• Нажмите кнопку Отправить.

Отправка данных с помощью формы электронной почты InfoPath

• В меню Файл выберите команду Создать, а затем Выбрать форму InfoPath.
• В диалоговом окне Выбор формы InfoPath щелкните нужную форму.
• В окне Форма InfoPath:Имя_формы введите данные в форму электронной почты InfoPath.

Заполнение формы электронной почты InfoPath аналогично заполнению формы в InfoPath. Например, если форма содержит более одного представления, можно переключать представления, выбирая их в меню Вид формы.

• Нажмите кнопку Отправить
• В диалоговом окне Форма InfoPath: Имя_формы введите адреса электронной почты получателей в поля Кому, Копия или СК. Разделяйте адреса точкой с запятой (;). Если разработчик шаблона формы определил пользовательское действие при отправке, данные автоматически отправляются.
• В поле Тема введите новую тему сообщения.
• В большом поле внизу диалогового окна введите пояснительный текст о назначении формы электронной почты InfoPath.
• Нажмите кнопку Отправить.
• Чтобы сохранить копию только что отправленной формы в активной папке, в меню Файл выберите команду Сохранить.

Цифровые подписи (InfoPath)

Цифровые подписи (InfoPath) (видео)

При разработке формы можно разрешить использование цифровой подписи, чтобы заполняющие ее пользователи могли форму подписать. Такая подпись подтверждает, что она поступила от подписавшего ее лица и в нее не внесены изменения. Кроме того, эта подпись может содержать комментарий подписавшего. После того, как форма подписана, содержащиеся в ней значения нельзя изменить, не сделав подпись недействительной.

При добавлении цифровой подписи пользователь должен использовать цифровой сертификат. Вложение в файл, подтверждающее его подлинность, обеспечивающее шифрование или предоставляющее поддающуюся проверке подпись. Для цифровой подписи необходимо установить цифровой сертификат.

Цифровые сертификаты, можно получить в коммерческих центрах сертификации.

Кроме разрешения использования цифровой подписи в формах, благодаря чему пользователи получают возможность подписывать форму, можно подписать цифровой подписью и шаблон формы, что удостоверяет подлинность автора шаблона формы точно таким же образом, как цифровая подпись формы удостоверяет подлинность заполнившего форму.

Параметры цифровой подписи

При разработке формы можно разрешить цифровые подписи для всей формы или для ее отдельных частей. Помимо этого можно указать, разрешается ли использование нескольких подписей для одной формы. Если разрешается, то должны ли это быть совместные подписи, когда каждая подпись не зависит от остальных или же удостоверяющие подписи, когда каждая следующая подпись удостоверяет как саму форму, так и все предшествующие ей подписи.

Цифровые сертификаты

Для создания цифровой подписи формы в InfoPath используются только те сертификаты, у которых имеется закрытый ключ. Значение для атрибута Использование ключей является Цифровая подпись или Оба. Кроме того, сертификат должен быть предназначен для проверки подлинности клиента или подписывания кода. Если для цифровой подписи шаблона формы используется сертификат, то он должен быть настроен как предназначенный для подписывания кода. Эти ограничения действуют, поскольку в InfoPath для применения в качестве цифровой подписи форм используются XML-подписи.

Самостоятельно созданный цифровой сертификат не является сертификатом, выданным официальным центром сертификации, поэтому все формы, подписанные с использованием такого сертификата, рассматриваются как формы с собственной подписью. Такие сертификаты считаются непроверенными и могут быть причиной появления предупреждения системы безопасности, если для формы задан высокий или средний уровень безопасности.

InfoPath доверяет сертификатам с собственной подписью только в том случае, если сертификат располагается на компьютере, имеющем доступ к закрытому ключу этого сертификата. Как правило, это означает, что InfoPath доверяет сертификатам с собственной подписью только на компьютере, на котором создавался сертификат, если только закрытый ключ не предоставлен для общего доступа другим компьютерам.