Функции и структуры менеджмента

Основные направления анализа функций управления предполагают изучение:

• соответствия целей управляемого объекта содержанию работ по функциям управления;
• содержания работ по каждой функции по уровням управления;
• распределения функций управления по подразделениям;
• распределения прав и обязанностей внутри аппарата управления;
• связи и взаимозависимости функций управления.

Независимо от объекта, методов и направлений анализ функций управления должен осуществляться в строгой последовательности: составляется программа анализа, производится отбор исходных данных и их изучение, обобщаются результаты анализа и даются соответствующие рекомендации.

Анализ функций системы управления, таким образом, состоит из ряда последовательно осуществляемых этапов, каждый из которых имеет свой объект исследования. Как правило, на первом этапе анализируются цели. Исходным пунктом анализа является общая формулировка цели функционирования и развития. Задача анализа - преобразовать общую исходную формулировку в совокупность определенных в качественном и количественном аспектах показателей, выражающих основные черты будущего желаемого состояния фирмы.

Важное требование к такому преобразованию - обеспечить совпадение содержания исходной формулировки цели и конкретизирующих ее моделей. Необходимо проверять наличие этого совпадения на каждом этапе процедуры и, кроме того, предусмотреть в составе правил ее проведения такие, которые помогали бы достичь его.

Имеются также другие предпосылки организации этой процедуры, например коллективность анализа, необходимая для обеспечения его полноты путем активизации знаний и представлений всех участников группы разработки; целесообразность привлечения к процедуре как руководящих работников организации, так и сотрудников, выполняющих экспертно-аналитические функции; необходимость выделения двух последовательных этапов в анализе. На начальном этапе проводится подготовка макета структуры целей и уточнение этого макета, на следующем - определение на основе этого макета конкретных целей функционирования и развития.

На втором этапе анализа исследуется вся сумма функций фирмы и устанавливается степень их соответствия целям, стоящим перед предприятием, с точки зрения наиболее полной их реализации. Функции разлагаются на подфункции, или комплексы задач, которые в свою очередь состоят из задач управления. При этом анализ проводится в нескольких направлениях.

1. Анализ полноты выделения функций менеджмента осуществляется на основе учета всех видов деятельности аппарата управления в условиях сложившихся на данном иерархическом уровне специализации и разделения управленческого труда. Степень полноты выделения подфункций и задач определяется возможностью обеспечить в процессе их осуществления наиболее полную реализацию как отдельных функций управления, так и межфункционального (общесистемного) взаимодействия. Таким образом, анализ проводится как сверху вниз - от функций к подфункциям и задачам, так и снизу вверх - от задач к подфункциям и функциям. При необходимости может проводиться анализ операционной обеспеченности задач управления.
2. Анализ полноты реализации или обеспеченности выполнения функций (подфункций, задач) предполагает исследование этапов в реализации этой функции (задачи). В общем случае осуществление той или иной функции управления включает этапы планирования, организации, координации, контроля и т.д. Очевидно, что при проведении анализа полноты реализации или обеспеченности функций управления исследуется и конкретизируется деятельность подразделений и исполнителей по осуществлению функций: фактически определяется, кто призван планировать, организовывать и т.д. процесс реализации данной функции.
3. Анализ информационной обеспеченности и последовательности реализации функций менеджмента выявляет необходимость и достаточность имеющейся информации для осуществления тех или иных функций управления, источники этой информации, временные рамки выполнения функций и отдельных задач. Здесь же определяются содержание и форма результата осуществления функции (задачи) и его потребитель. Центральное место в этом виде анализа занимает выявление ответственного исполнителя на каждом этапе (за каждую задачу) по реализации той или иной функции.

Таким образом, анализ функций управления охватывает широкий круг вопросов, определяющих как природу, цель, структурные свойства функций, так и способы осуществления каждой функции, всю технологию процессов менеджмента.

Результаты анализа функций управления могут быть выражены в виде функциональной модели управления, или, как она иначе называется, экономико-организационной модели управления, которая отражает взаимосвязь функций управления с конкретными исполнителями; в виде функциограммы (функциональной диаграммы), которая показывает, как связаны между собой подразделения в статике; в виде графика выполнения работ (сетевого или календарного), который показывает динамику выполнения работ и их взаимосвязь.

Результатом анализа могут быть мероприятия, цель которых:

• отделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;
• рационализация связи между работами и исполнителями;
• выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;
• выделение координирующих межфункциональных работ.

Таким образом, основным направлением анализа функций управления следует считать исследование всей их суммы, которая составляет содержание управления, и установление степени ее соответствия целям и задачам, стоящим перед объектом управления, а также совершенствование его организации.

Результаты анализа функций управления являются базовыми для проектирования функциональной модели. Процесс проектирования функциональных моделей носит иерархический характер. Функциональные модели строятся для каждого уровня менеджмента. Модели более высокого уровня содержат в себе управляющее воздействие для моделей, решающих задачи более низкого уровня, определяя их содержание и ограничения. Эти задающие воздействия устанавливаются с учетом информации, которую получает высший орган управления по результатам анализа функций управления низшего уровня. На рис. 3.3 приведены этапы работы по проектированию функциональной модели.

На первом этапе устанавливаются необходимые функции управления и содержание работ, связанных с их выполнением. Важнейший принцип научно обоснованного построения функциональной модели - первичность функции и вторичность органа управления. Орган управления создается для определенной функции, а не наоборот. В противном случае неизбежно появление таких подразделений, которые начинают жить собственной жизнью, не оказывая положительного влияния на деятельность фирмы.

На втором этапе проектирования определяются задачи, стоящие перед каждой функцией менеджмента, а также последовательность выполнения и взаимоподчиненность задач. Задачи вытекают из целей, стоящих перед организацией.

Рис. 3.3. Состав и последовательность этапов проектирования функциональной модели

Взаимоподчиненность и последовательность выполнения задач не могут быть определены только исходя из целей, вне зависимости от содержания работ по каждой функции. Основа для определения состава, последовательности выполнения и взаимоподчиненности задач - это цели, стоящие перед организацией, и содержание работ по каждой функции. Конкретные формулировки задач, стоящих перед каждой функцией, могут содержать несколько направлений. На этом этапе определяются взаимоподчиненность задач в соответствии с иерархией управления, полнота охвата задач, степень дублирования, стыковка или согласование задач.

На третьем этапе операции классифицируются по задачам, стоящим перед каждой функцией управления, составляется классификатор работ. Учитывается также ряд признаков, по которым классифицируются операции: их содержание, периодичность проведения, рутинные, формализуемые, неформализуемые работы, ответственность и т.д.

На четвертом этапе определяется состав подразделений и комплекс работ, выполняемых каждым подразделением. В крупных подразделениях реализуется большое количество работ разных функций. Поэтому очень важно определить перечень работ по каждому подразделению. Для этого составляется матрица распределения функций менеджмента между подразделениями, форма которой указана в табл. 3.2.

В графу 2 заносятся функции и виды работ управления, составляющие содержание процесса управления в данной организации, сформулированного на основе трех предшествующих этапов.

В графы 3, 4, 5... записывается состав подразделений, существующих в организации. На пересечениях функций и подразделений, которые должны принимать участие в выполнении функции, ставится крестик (x). Такая матрица позволяет выявить соответствие состава подразделений фирмы составу работ, которые должны выполнять подразделения исходя из целей и задач, стоящих перед фирмой.

На основе этой матрицы комплектуется состав подразделений и выявляются взаимосвязи между ними. Если по одному и тому же виду работ обозначения (x) стоят в нескольких подразделениях, значит, они должны строить свою деятельность по осуществлению этой функции взаимоувязанно, т.е. необходимо состыковывать отдельные части работы, выполняемые различными подразделениями, без чего нельзя добиться успеха.

На пятом и шестом этапах проектирования распределяются права и обязанности между подразделениями и работниками при выполнении функции управления.