Вычисления и обработка данных в электронных таблицах Microsoft Excel 2010

Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Установка фильтра

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

• Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры.
• Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (рис. 8.22) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 8.20)
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 8.22. Установка фильтров
• После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков (ячейки строки A1:F1 в таблице на рис. 8.23).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 8.23. Таблица с установленными фильтрами

Для удаления фильтров выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры, нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (см. рис. 8.22) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 8.20)

Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении "таблицы" и автоматически удаляются при преобразовании "таблицы" в обычный диапазон.

Работа с фильтром

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки (рис. 8.24).

увеличить изображение
Рис. 8.24. Использование фильтра

Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице. Например, в таблице на рис. 8.25 произведен отбор данных по столбцу B (2009) и столбцу F (4,8).

увеличить изображение
Рис. 8.25. Таблица с отобранными данными с использованием фильтра

Количество столбцов, по которым производится выборка, не ограничено.

Отбор по значению

Можно выбрать строки по одному или нескольким значениям одного или нескольких столбцов.

• Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
• Отметьте флажками значения, по которым производится отбор (рис. 8.26). Нажмите кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 8.26. Отбор по значению

При работе с календарными значениями автоматически производится группировка данных и выборку можно производить не только по конкретным значениям, но и по периодам: год или месяц (рис. 8.27).

увеличить изображение
Рис. 8.27. Отбор календарных данных по периоду