Работа с данными

Повышение удобочитаемости чисел

Изменение формата ячеек в рабочем листе может намного облегчить восприятие ваших данных. Можно располагать заголовки отдельно от остальной информации и заключать их в рамки, чтобы еще ярче выделять границы между заголовками и данными. Однако изменение шрифта и внешнего вида содержимого ячейки не скажется на удобочитаемости дат, номеров телефонов или денежных сумм.

В качестве примера рассмотрим телефонные номера США. Эти номера, состоящие из десяти цифр, имеющие 3-значный код штата, 3-значный номер АТС и 4-значный номер линии, записываются в виде (###) ###-####. Конечно, можно вводить в ячейки телефонные номера, соблюдая правила их написания, но гораздо легче просто ввести последовательность цифр, чтобы они автоматически преобразовались должным образом.

Вы можете настроить Excel так, чтобы введенная последовательность цифр преобразовывалась в телефонный номер. Откройте диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells), перейдите во вкладку Число (Number) и, щелкнув на числовом формате Дополнительный (Special), выберите в поле Тип (Type) формат Телефонный номер (Phone Number).

Теперь любая последовательность из десяти цифр будет преобразована в телефонный номер. Убедиться в том, что эта операция не искажает содержимое ячейки, а лишь преобразует его, можно, сравнив содержимое активной ячейки и строки формул (см. рисунок).

Совет. Если вы ввели 9-значный номер в ячейке, в которой установлена опция распознавания телефонного номера, сообщения об ошибке не последует; в данном случае, код штата будет двухзначным. Например, номер 425555012 отобразится как (42)555-5012. 11-значные номера отображаются как номера с 4-значным кодом штата.

Точно так же, как и в случае с преобразованием телефонного номера, можно настроить Excel и для отображения даты или денежных сумм. Эти изменения можно сделать из диалогового окна Формат ячеек (Format Cells), выбрав либо числовой формат Дата (Date), либо Финансовый (Currency). В формате Дата (Date) можно настроить ячейку на отображение даты (и включить или выключить изменение представления даты в зависимости от настроек Local Settings операционной системы компьютера при просмотре рабочей книги). Таким же образом, выбрав Финансовый (Currerncy) формат числа, можно настроить число знаков после запятой (десятичной точки), а также выбрать нужный символ валюты и способ отображения отрицательного баланса.

Также можно создать свой числовой формат с возможностью добавления слова или фразы к числу в ячейке. Например, можно добавить фразу "в месяц" в ячейку с формулой, которая подсчитывает средний объем ежемесячных продаж за год, чтобы запись в ячейке воспринималась именно как средний объем продаж за месяц. Чтобы создать свой собственный числовой формат, выберите пункт Ячейки (Cells) в меню Формат (Format), чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells). Затем перейдите во вкладку Число (Number).

В списке числовых форматов выберите Все форматы (Custom), чтобы отобразить существующие форматы в списке Тип (Type). Теперь вы можете выбрать подходящий вам базовый формат для редактирования его в строке Тип (Type). Например, при выборе формата "0.00", Excel будет отображать все числа в ячейках как числа с двумя знаками после запятой.

Чтобы изменить формат, щелкните на строке Тип (Type) и добавьте к формату любые нужные вам символы или текст. Например, если ввести перед форматом значок "$", а справа от формата ввести "в месяц", число 1500 будет отображаться в виде "$1500.00 в месяц".

В этом упражнении вы присвоите диапазонам ячеек рабочего листа форматы даты, телефонного номера и денежной суммы. После этого вы проверите их действие, вводя информацию о покупателе.

1. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2. Дважды щелкните на файле EasyRead.xls. Документ EasyRead.xls откроется.
3. Щелкните на ячейке B4.
4. В меню Формат (Format) выберите Ячейки (Cells). Откроется диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells).
5. Перейдите во вкладку Число (Number).
6. В списке Формат числа (Category) выберите формат Дата (Date). В списке Тип (Type) отобразятся форматы даты.
   

   
   
7. Выберите в списке Тип (Type) "*3/14/01".
8. Нажмите ОK. Excel присвоит ячейке выбранный формат.
9. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Формат по образцу (Format Painter). Ячейка B4 выделится пунктирной рамкой.
10. Щелкните на ячейке B5 и перетащите указатель на ячейку B23. Excel присвоит формат ячейки B4 ячейкам В5:В23.
11. Щелкните на ячейке J4.
12. В меню Формат (Format) выберите пункт Ячейки (Cells). Откроется диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells).
13. В поле Формат числа (Category) выберите формат Дополнительный (Special). Поле Тип (Type) отобразит дополнительные числовые форматы.
14. В поле Тип (Type) выберите Номер телефона (Phone Number) и нажмите ОK. Диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells) закроется.
15. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Формат по образцу (Format Painter). Ячейка J4 выделится пунктирной рамкой.
16. Щелкните на ячейке J5 и перетащите на ячейку J23. Excel присвоит формат ячейки J4 ячейкам J5:J23.
17. Щелкните на ячейке K4.
18. В меню Формат (Format) выберите пункт Ячейки (Cells). Откроется диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells).
19. В поле Формат числа (Category) выберите Все форматы (Custom). В окне поля Тип (Type) появятся выбранные форматы.
    

    
    
20. В поле Тип (Type) выберите формат #,##0.00. В строке Тип (Type) отобразится "#,##0.00".
21. Щелкните на месте слева от формата в строке Тип (Type) и введите $, затем щелкните справа от формата и введите всего.
22. Нажмите ОK. Диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells) закроется.
23. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Формат по образцу (Format Painter). Ячейка K4 выделится пунктирной линией.
24. Щелкните на ячейке K5 и перетащите указатель на ячейку K23. Excel присвоит формат ячейки K4 ячейкам K5:K23.
25. В ячейке В4 введите 25 января 2001 года и нажмите (Enter). Содержимое ячейки сменится на "1/25/01", соответственно тому формату, который вы установили ранее.
26. В ячейке С4 наберите С100001.
27. В ячейке D4 наберите Стивен.
28. В ячейке E4 наберите Леви.
29. В ячейке F4 наберите 6789 Элм Стрит.
30. В ячейке G4 наберите Рэдмонд.
31. В ячейке H4 наберите штат Вашингтон.
32. В ячейке I4 наберите 87063.
33. В ячейке J4 наберите 4255550102. Содержимое ячейки изменится на "(425) 555-0102", согласно заданному вами формату.
34. В ячейке K4 наберите 2400. Содержимое ячейки изменится на "$2,400.00 всего", согласно созданному вами ранее формату.
    

    
    
35. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save) для сохранения изменений.
36. Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть документ EasyRead.xls.